„Jak dlouho to mám vlastně schovávat?“ je otázka, na kterou spousta podnikatelů zjišťuje odpověď až ve chvíli, kdy jim finanční úřad nebo ČSSZ pošle výzvu na doklad starý několik let. Problém je, že lhůty se liší podle typu dokladu i podle zákona, ze kterého povinnost vyplývá – a nejdelší z nich je docela překvapivá.
Kolik let uchovávat co
| Typ dokladu | Lhůta | Podle čeho |
|---|---|---|
| Účetní doklady, knihy, inventurní soupisy, účtový rozvrh | 5 let od konce účetního období | Zákon o účetnictví, § 31 |
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let od konce účetního období | Zákon o účetnictví, § 31 |
| Daňové doklady k DPH | 10 let od konce zdaňovacího období, kdy se plnění uskutečnilo | Zákon o DPH, § 35 |
| Mzdové listy zaměstnanců | 45 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají | Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 35a |
U mzdových listů poživatelů starobního důchodu platí kratší lhůta 10 let. Pokud stejný doklad podléhá víc lhůtám najednou (např. faktura je zároveň daňovým dokladem k DPH i účetním dokladem), řiďte se vždy tou nejdelší z nich.
Proč se lhůty tak liší
Každá lhůta chrání jiný zájem. Účetnictví má sloužit primárně k tomu, aby šlo ověřit hospodaření firmy zpětně za pár let. DPH doklady musí vydržet stejně dlouho, jako může finanční úřad teoreticky dodatečně doměřit daň – podle daňového řádu (§ 148) je základní lhůta pro stanovení daně 3 roky, ale při přerušení či stavění běhu lhůty (třeba zahájením daňové kontroly) se může natáhnout až na 10 let. Proto je desetiletá archivační lhůta u DPH dokladů nastavená tak, aby stihla pokrýt i tenhle nejzazší možný termín.
Tip: Mzdové listy mají nejdelší lhůtu ze všech (45 let) záměrně – slouží jako podklad pro výpočet starobního důchodu, který si zaměstnanec může nárokovat třeba i desítky let po skončení pracovního poměru u vás. Pokud máte nebo jste měli zaměstnance na DPP nebo DPČ, tahle povinnost se týká i vás – víc o náležitostech najdete v článku První brigádník: DPP, DPČ, nebo pracovní smlouva?
Musí to být papírově?
Ne. Zákon o účetnictví i zákon o DPH umožňují uchovávat doklady elektronicky, pokud je po celou dobu archivace zajištěna věrohodnost původu (je jasné, kdo doklad vystavil), neporušenost obsahu (doklad nebyl dodatečně upraven) a čitelnost (doklad lze kdykoliv zobrazit a přečíst). V praxi to znamená, že naskenovaná faktura nebo elektronicky vystavená účtenka z pokladního systému splňují podmínky stejně dobře jako papír v šanonu – a hledá se v nich navíc mnohem rychleji.
Pokladní systém, který vede historii tržeb a účtenek elektronicky, vám tuhle povinnost fakticky plní automaticky na pozadí – pokud si ovšem zároveň hlídáte, že data máte i zálohovaná. Jak na to, popisujeme v článku Zálohování dat a kybernetická bezpečnost pro malý podnik.
Co když ukončím podnikání?
Archivační povinnost ukončením živnosti ani zánikem s.r.o. nekončí. Doklady musíte uchovávat po zbytek zákonné lhůty i poté – u s.r.o. tuto povinnost po výmazu z obchodního rejstříku přebírá osoba k tomu určená v rámci výmazového řízení (typicky bývalý jednatel nebo společník). Než firmu nebo živnost ukončíte, vyplatí se mít doklady pořádně utříděné a uložené tak, abyste k nim měli přístup i za pár let.
Časté otázky
Musím doklady uchovávat v papírové podobě?
Ne. Zákon umožňuje elektronickou archivaci, pokud je zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost dokladu po celou dobu úschovy. Naskenovaný nebo digitálně vystavený doklad v pořádku stačí.
Musím doklady archivovat, i když živnost nebo s.r.o. zruším?
Ano, archivační povinnost skončením podnikání nezaniká. Doklady musíte uchovávat po zbytek zákonné lhůty i po ukončení činnosti, u s.r.o. tuto povinnost po zániku firmy přebírá osoba určená ve výmazovém řízení.
Konkrétní situace (zejména souběh více lhůt nebo archivace při přeměně firmy) je vždy dobré probrat s účetním – tenhle přehled slouží jako orientace, ne jako náhrada za individuální poradenství.