Uzávěrka pokladny je ta chvíle na konci směny, kdy se ukáže, jestli se čísla v systému shodují s tím, co máte skutečně v zásuvce. V ZaKasou i SmartPubu jsme se snažili tenhle moment zjednodušit tak, abyste nic nemuseli počítat dvakrát – celý postup i konkrétní obrazovky si projdeme krok za krokem.
Obrazovka Kasa: přehled hned po ruce
Na obrazovce Kasa vidíte přehled příjmů a výdajů od poslední uzávěrky – seznam všech účtenek a souhrnné informace včetně aktuální částky Hotovost a přehledu plateb kartou. Nemusíte nic dopočítávat ručně, systém si částku hlídá sám a aktualizuje ji po každé platbě.
Vklady a výběry z kasy
Pokud potřebujete zaznamenat hotovostní pohyb mimo běžný prodej – třeba vklad drobných na začátku směny nebo výběr na drobný nákup pro provozovnu – použijete tlačítka Zapsat vklad do kasy a Zapsat výběr z kasy. U obou můžete přidat poznámku (třeba „nákup zboží – FA 04082021“), takže při pozdější kontrole přesně víte, k čemu se platba vztahovala. Částka se rovnou promítne do tabulky příjmů a výdajů i do celkové částky Hotovost.
Výčetka hotovosti podle bankovek a mincí
Tohle je funkce, která uzávěrku nejvíc zjednodušuje: když kliknete na Provést uzávěrku, systém vám kromě potvrzovacího dialogu nabídne i přesnou výčetku hotovosti podle jednotlivých bankovek a mincí. Místo toho, abyste si zásuvku spočítali stranou na kalkulačce a pak výsledek přepisovali do systému, zadáte počty jednotlivých bankovek a mincí přímo do uzávěrky – systém sám dopočítá součet a rovnou ho porovná s očekávanou částkou. Počítáte tak s pokladnou jen jednou, ne dvakrát.
Tip: Pokud vám při výčetce vyjde rozdíl oproti očekávané částce, zkontrolujte nejdřív poznámky u posledních vkladů a výběrů a storna účtenek od poslední uzávěrky – drtivá většina rozdílů se najde přesně tady.
Provedení uzávěrky: tisk i e-mail bez dalšího kliknutí
Po potvrzení uzávěrky se o zbytek postará systém sám, podle toho, co máte zapnuté v Administraci → Nastavení:
- Tisknout uzávěrky – pokud je zaškrtnuto, uzávěrka se rovnou vytiskne na tiskárně nastavené pro tisk informací.
- Zasílat uzávěrky na e-mail – pokud je zaškrtnuto, uzávěrka se automaticky odešle na zadanou e-mailovou adresu, takže o výsledku směny víte dřív, než dojdete domů.
Typy uzávěrek: vlastní, denní, měsíční
Na obrazovce Uzávěrky najdete přehled všech dosud provedených uzávěrek, rozlišených podle způsobu vzniku:
- Vlastní – vytvořená ručně kdykoliv na obrazovce Kasa tlačítkem Provést uzávěrku.
- Denní – obsahuje tržby, vklady a výběry za daný den (00:00–23:59), vzniká automaticky.
- Měsíční – vytváří ji systém automaticky za celý kalendářní měsíc.
Co s uzávěrkou dál: tisk, e-mail, export do CSV
U kterékoliv uzávěrky v seznamu se kdykoliv zpětně můžete vrátit k jejímu detailu a použít tlačítka Tisknout uzávěrku, Poslat mailem nebo Exportovat. Export vám dá na výběr, jestli chcete celou uzávěrku ve formátu CSV, nebo jen prodané produkty v uzávěrce rozepsané po jednotlivých dnech – ideální podklad, který stačí přeposlat účetnímu, aniž byste cokoliv přepisovali ručně.
Časté otázky
Musím při uzávěrce ručně počítat, kolik mám mít v kase?
Ne, obrazovka Kasa vám průběžně počítá očekávanou částku Hotovost sama, včetně zapsaných vkladů a výběrů. Vy jen fyzicky spočítáte zásuvku pomocí výčetky podle bankovek a mincí, kterou vám systém při uzávěrce nabídne.
Jaký je rozdíl mezi vlastní, denní a měsíční uzávěrkou?
Vlastní uzávěrku vytvoříte ručně kdykoliv na obrazovce Kasa tlačítkem Provést uzávěrku. Denní uzávěrka se vytváří automaticky za období 00:00–23:59 a zahrnuje tržby, vklady i výběry daného dne. Měsíční uzávěrku vytváří systém automaticky za celý kalendářní měsíc.
Kompletní přehled všech funkcí kolem hotovostních operací a uzávěrek najdete na stránce Funkce, podrobný popis obrazovek Kasa a Uzávěrky pak v uživatelské příručce k ZaKasou.