Prošlé pečivo, zkažená zelenina, rozbité láhve při vykládce – v gastru a maloobchodě je určitá míra ztrát nevyhnutelná. Otázka, kterou si spousta provozovatelů neklade, dokud nepřijde kontrola, zní: je tahle ztráta daňově uznatelný náklad, nebo o ni jen tak přijdete i s odpočtem DPH navrch? Odpověď je rozdělená do dvou úplně jiných režimů podle toho, o jaký typ úbytku jde.
Přirozené úbytky nejsou škoda – jsou to normální provozní náklady
Zákon o daních z příjmů (§ 25 odst. 2) rozlišuje mezi „škodou“ a tzv. přirozenými úbytky zásob – technologickými a technickými úbytky vznikajícími z vlastností zboží (vysychání pečiva, zrání a kažení ovoce a zeleniny, rozprach sypkých surovin apod.). Tyhle úbytky se za škodu vůbec nepovažují a jsou daňovým nákladem do výše ekonomicky zdůvodněné normy, kterou si jako poplatník stanovíte sami interní směrnicí.
Klíčové slovo je „ekonomicky zdůvodněné“ – správce daně může při kontrole normu přezkoumat a porovnat s obvyklou praxí u podobných provozů. Nemusíte ji tedy nikde schvalovat předem, ale měli byste umět vysvětlit, jak jste k číslu došli (typicky na základě zkušenosti z minulých období, případně doporučení oboru).
Tip: Pokud vedete skladovou evidenci přímo v pokladním systému, máte podklad pro stanovení normy mnohem snáz – z historie prodejů a vyřazení zboží uvidíte, jaké procento konkrétní suroviny nebo zboží reálně dlouhodobě „mizí“ přirozenou cestou. Víc o průběžné evidenci v článku Proč začít se skladovým hospodářstvím?
Manko nad normu a skutečná škoda
Jakmile úbytek přesáhne stanovenou normu, přestává jít o přirozený úbytek a stává se z něj manko. Podle § 25 odst. 1 písm. n) zákona o daních z příjmů je manko nebo škoda daňovým nákladem jen do výše přijaté náhrady (např. pojistného plnění nebo úhrady od viníka) – rozdíl mezi hodnotou škody a náhradou je nedaňový výdaj.
Existují ale dvě výjimky, kdy je škoda uznatelná v plné výši i bez náhrady, podle § 24 odst. 2 písm. l):
- Škoda způsobená živelní pohromou (požár, blesk, vichřice, povodeň, krupobití apod.), doložená posudkem pojišťovny nebo soudního znalce.
- Škoda způsobená podle potvrzení policie neznámým pachatelem (krádež, vloupání), kde stačí policejní potvrzení, posudek pojišťovny není nutný.
Mimo tyhle dvě situace platí základní pravidlo: bez náhrady škoda nad normu daňově neuznáte.
A co DPH? Likvidace zkaženého zboží není automaticky problém
Tohle je bod, kde se nejvíc chybuje. Řádně doložené zničení zásob – ať už provedete likvidaci sami, nebo přes svozovou firmu – se z pohledu DPH nepovažuje za zdanitelné plnění a nárok na odpočet daně, který jste uplatnili při nákupu, zůstává zachovaný. Platí totiž, že jste zboží při pořízení pořizovali s úmyslem použít ho pro svou ekonomickou činnost, a to, že se nakonec neprodalo kvůli zkažení, na tomto úmyslu nic nemění.
Problém nastává jen u nedoloženého úbytku – tam hrozí, že budete muset odpočet DPH vyrovnat nebo upravit (na řádku 45, resp. 60 daňového přiznání). Rozdíl mezi doloženým a nedoloženým zničením je tedy naprosto zásadní.
Tip: Pro řádné doložení likvidace si o vyřazovaném zboží poznamenejte: co bylo zlikvidováno, v jakém množství, jednotkovou cenu bez DPH, základ daně, sazbu a výši DPH a datum pořízení. Nejjednodušší je vést jednoduchý likvidační protokol/soupis, ideálně podepsaný odpovědnou osobou, a uchovávat ho stejně jako ostatní účetní doklady – víc k tomu v článku Jak dlouho archivovat účetní doklady a data z pokladny.
Jak to zapadá do inventury
Přirozené úbytky i manko nad normu se prakticky projeví právě při inventuře – rozdíl mezi evidovaným a skutečným stavem zásob je to, co inventura odhalí. Systematická evidence a pravidelná (nejlépe průběžná) kontrola skladu vám navíc pomůže odlišit drobné přirozené ztráty od skutečného problému, než se z něj stane nepříjemné překvapení na konci roku. Kompletní postup najdete v článku Inventura a skladová evidence na konci roku.
Časté otázky
Musím při vyhození zkaženého zboží vracet uplatněnou DPH?
Ne, pokud je zničení řádně doložené – ať už likvidací ve vlastní režii, nebo přes třetí osobu. Doložené zničení zásob se z pohledu DPH nepovažuje za zdanitelné plnění a nárok na odpočet zůstává zachován. Problém nastává jen u nedoloženého úbytku, kde hrozí povinnost odpočet vyrovnat.
Musím si normu přirozených úbytků nechat někým schválit?
Ne, normu si jako poplatník stanovujete sami interní směrnicí na základě ekonomicky zdůvodněného výpočtu. Správce daně ale může při kontrole přezkoumat, jestli výše normy odpovídá povaze vašeho podnikání a obvyklé praxi u podobných provozů, a případně základ daně upravit.
Škody a manka bývají jedna z prvních věcí, na kterou se ptá kontrola z finančního úřadu (víc v článku Kontrola z finančního úřadu: jak se připravit) – mít od začátku jasně nastavenou normu a systém dokládání likvidace se proto dlouhodobě vyplatí víc, než to řešit až zpětně.